Come affrontare una montagna di impegni

Questo mese sono tornato al lavoro dopo un intero mese di ferie – sono convinto della necessità di prendersi del tempo libero per riposare e ricaricarsi.

Dopo quattro settimane di assenza mi ritrovo davanti una montagna di impegni, di mail e messaggi arretrati!

Trovandosi di fronte a una tale mole di lavoro ci si può sentire intimiditi e demoralizzati e, spinti dallo scoraggiamento, si può essere tentati di procrastinare andando in cerca distrazioni.

Per farla breve: ho fatto un po’ di fatica, ma ho trovato il modo di rituffarmi nel lavoro e sentirmi alla grande. Sto ancora smaltendo il carico, ma mi godo ogni minuto. Mi sento vivo grazie al mio lavoro e a ciò che creo ogni giorno.

Nelle ultime settimane ho imparato molto riguardo a questo tipo di sfida – in parte erano cose che già sapevo, ma altre le ho apprese da zero e voglio condividerle con chiunque si senta intimidito, sopraffatto e scoraggiato dalla miriade di impegni, messaggi e mail che si trova di fronte.

Cominciamo.

Perché ci sentiamo sconfortati

Quando ci sentiamo scoraggiati e sopraffatti è perché, messi di fronte alla nostra montagna di incombenze e di mail in sospeso, crediamo di doverla scalare tutta e subito, ma non è possibile! Non c’è modo di scalare la montagna in un colpo solo.

Tuttavia, anche se vista tutta insieme sembra un’impresa impossibile, in realtà si può scomporre in una serie di imprese più piccole, non è un blocco unico, per quanto lo sembri. È come se avessimo di fronte tutto il cibo che ci resta da mangiare per il resto della nostra vita e pensassimo che non riusciremmo mai a finirlo tutto! In realtà ne mangeremo ovviamente poco per volta.

Il primo problema, dunque, è il fatto che la consideriamo nella sua globalità come un’unica, impossibile, mastodontica impresa, invece di renderci conto che possiamo procedere un solo passo alla volta. Un respiro alla volta. Preso singolarmente, ciascun compito non è così complesso. Dobbiamo solo scegliere una voce dalla nostra lista di cose da fare e concentrarci su quella.

Tornerò nel seguito su come cambiare il modo in cui guardare alle montagne di impegni, ma per il momento vediamo come cominciare.

Il primo passo

Non devi affrontare la montagna tutta insieme, devi solo partire. Ti assicuro che, una volta che avrai iniziato e che comincerai a divertirti, si creerà un effetto valanga in cui ogni progresso ti farà da incoraggiamento per il passo successivo. Tutto quello che devi fare è muovere il primo passo.

Ecco alcuni suggerimenti che personalmente ho trovato utili:

• Comincia lentamente. Il primo giorno dopo il rientro, invece di tuffarmi mi sono solo bagnato i piedi e ho selezionato solo poche cose da fare. Mi sono dato il permesso di non cercare di sbrigare tutto il primo giorno, Anche se tu non sei di ritorno da una vacanza, ma semplicemente ti trovi ad affrontare un’enorme mole di faccende arretrate, oggi concediti di occuparti soltanto di alcune, in modo da cominciare a vedere qualche progresso.
• Comincia vincendo facile. Ho individuato qualche compito semplice e dei messaggi a cui potessi rispondere subito, in modo da ottenere vittorie immediate che fanno bene al morale e fanno sentire che si sta progredendo. È importantissimo!
• Seleziona. Scorri la pila di impegni e mail e vedi se ce ne sono di urgenti. Sposta questi ultimi su una lista separata, sulla quale concentrerai la tua attenzione. Al resto penserai dopo.
• Fai una cosa. Il mio mantra è stato questo: concentrati e concludi una cosa. Che sia piccola, media o grande, focalizzati su una cosa sola, portala a termine e passa a un’altra, e poi a un’altra ancora. Una per volta.
• Ottieni altre piccole vittorie. Una volta compiuti i primi progressi, ho iniziato a svolgere con piacere le piccole incombenze che potevo sbrigare per accorciare l’elenco degli arretrati e allungare quello delle vittorie.
  Un gran divertimento!
• Consideralo un gioco. Come avrai notato, ho trasformato la mia montagna di lavoro arretrato in un gioco, godendomi i progressi. Mi sono goduto ogni singola attività, ho risposto a ogni messaggio con amore, ho messo ordine nella mia vita. Per me è diventato come un gioco, al quale sto giocando anche in questo momento, mentre scrivo!

Niente paura, non serve che tu faccia tutto quanto sopra, puoi scegliere dall’elenco uno o due metodi che ti ispirano e vedere se per te funzionano.

Come trovare la concentrazione

Un conto è cominciare, ma come si fa a trovare la concentrazione e a non pensare all’intera montagna di lavoro da smaltire?

Personalmente faccio 3 cose.

Primo: dall’elenco di incombenze ne seleziono una manciata, diciamo 4 o 5, su cui concentrarmi durante la giornata. Se sono più di 5 è bene che siano molto semplici, ma in generale non mi piace avere liste troppo lunghe, perché mi deconcentro. Quindi faccio una breve lista di attività e, se eventualmente le finisco tutte, ne aggiungo altre.

Secondo: scelgo una voce dalla lista più corta e mi focalizzo solo su quella. La metto in modalità full screen nel mio cervello, in modo che non ci sia spazio per pensare ad altro. La faccio diventare il mio intero universo.

Terzo: penso al motivo per cui la cosa che sto facendo è così importante per me. Perché ci tengo? Perché me ne sento ispirato e entusiasta? Questa riflessione mi motiva a mettere tutto me stesso in questa attività.

Come trovare gioia in ogni cosa

Nella maggior parte dei casi associamo le cose da fare a concetti come obbligo, fatica, peso, routine. Non stupisce che davanti a una mole di impegni ci sentiamo sopraffatti e opponiamo resistenza!

E se provassimo a cambiare prospettiva? Potremmo pensare a ogni mail come a un messaggio affettuoso di una persona simpatica (sì, persino lo spam!) e ad ogni incombenza come a un modo per esprimere noi stessi o l’amore che proviamo.

Possiamo avvicinarci a ogni compito con atteggiamento ludico e stupore?

Se riesci ad apprezzare pienamente ogni istante della tua vita, tutto si trasforma in un miracolo. È così che possiamo affrontare i nostri doveri: con stupore, dedizione e gioia.

Ci vuole pratica, ma puoi cominciare subito a provare con il tuo prossimo impegno!

Cambia il modo di vedere la tua montagna di lavoro

Quando sono tornato al lavoro ho provato un certo timore di fronte alla mole di arretrati da sbrigare. Che fatica! Quante cose noiose da fare!

Ma naturalmente questo non era il modo più utile per affrontare la montagna.

Quando osservo le montagne fuori, nel mondo reale, vedo un’incredibile bellezza e provo sete di avventura. Sento un tuffo al cuore, il desiderio di esplorare e la voglia di viaggiare.

Cosa accadrebbe se anche la vostra montagna di lavoro arretrato diventasse occasione di avventura, esplorazione, gioco, curiosità, apprendimento, gioia? È con questo approccio che io scelgo di rapportarmi alla mia montagna. E tu?

Autore: Leo Babauta

Traduzione: Zen Habits in italiano