Guida di sopravvivenza al sovraccarico

Sentirsi schiacciati sotto il peso degli impegni professionali e personali è uno dei principali problemi che mi sottopongono i clienti con cui lavoro.

Pare proprio che le nostre vite possano essere parecchio opprimenti.

C’è sempre tantissimo da fare e il tempo non basta mai, come facciamo a sapere su cosa dobbiamo focalizzarci? Ci troviamo sempre a rincorrere, con l’acqua alla gola. Pare che questa sia un’esperienza di vita tipica di molti.

Cosa possiamo fare? Si dà il caso che possiamo agire sia a livello di atteggiamento mentale che a livello pratico.

Quella che segue vuole essere una guida di sopravvivenza, non nel senso di mera sopportazione del peso di un’esistenza che ti schiaccia, ma in quello di trasformare la tua vita rendendola gioiosa e incisiva.

L’elenco che segue è molto lungo, il che, ironicamente, può essere opprimente. Scegli un solo punto e prova a metterlo in pratica.

I primi passi

Per prima cosa, vediamo alcune tecniche di “pronto soccorso” da usare nei momenti di forte sovraccarico. Non sono una soluzione definitiva, ma da qui si può partire per uscirne.

Ecco come ti consiglio di procedere:

1. Seleziona: comincia a stilare un elenco delle cose che devi fare al più presto, scegline alcune da affrontare subito in giornata e trascrivile su un’altra lista che chiamerai ad esempio “Oggi”. Questa non è una soluzione a lungo termine, solo un aiuto per l’immediato.
2. Cerca di guadagnare tempo: sulla lista delle cose da fare al più presto ci sono degli impegni per i quali puoi guadagnare tempo chiedendo di allungare la scadenza, riprogrammando, posponendoli?
3. Delega: esiste un modo per cancellare immediatamente alcune voci dalla lista? Puoi comunicare che non riesci ad occuparti di alcune cose? Puoi delegare o chiedere a qualcuno di aiutarti? Questo ti alleggerirà il carico.
4. Concentrati: scegli una sola cosa dalla lista Oggi e dedicale la tua attenzione esclusiva. Parleremo più avanti della concentrazione, ma il concetto è fare una sola cosa alla volta e dimenticare tutto il resto per il momento.

A fine giornata prenditi 20 minuti per fare quanto segue:

1. Prepara la lista generale: fai una lista di tutto quello che devi fare. Puoi anche crearne varie, separando lavoro, vita personale, finanze, o qualsiasi altra categoria faccia al caso tuo, comunque cerca di annotare tutto in un unico posto. Aggiungi tutte le attività contenute in mail, app di messaggistica, schede del browser aperte, ecc. Probabilmente stilare questo elenco ti farà sentire oberato, ma ingoia il rospo e vai avanti!
2. Prepara la lista per l’indomani: dalla lista generale scegli alcune attività (3-5) da eseguire l’indomani. Non esagerare, in caso ti avanzi tempo puoi sempre estrarne ancora un paio dall’elenco generale. Procedi allo stesso modo ogni sera – prepara la lista Oggi per il giorno dopo, in modo da iniziare la giornata sapendo già su cosa focalizzarti.
3. Se ti avanza tempo, sbriga qualche attività dell’elenco lungo, concediti più tempo per altri impegni, fondamentalmente usalo per te stesso.

Bene, ora che abbiamo visto i primi suggerimenti pratici per cominciare, parliamo delle strategie a lungo termine e di come cambiare l’atteggiamento mentale.

Strategie di lungo periodo

Di seguito elenco alcune strategie di lungo termine che ho trovato utili per semplificare la mia vita lavorativa:

• Investi in qualcosa che ti faccia risparmiare tempo: puoi dedicare mezz’ora o un’ora per lavorare a soluzioni che ti semplifichino la vita o riducano il tuo carico di lavoro? Se, per esempio, sei titolare di un’impresa, potresti assumere qualcuno o dedicare del tempo a formarlo per toglierti un po’di castagne dal fuoco. Puoi formare qualcuno o escogitare un sistema per non dover pensare a una certa attività. Puoi automatizzare un processo o usare un software meno complicato. Il concetto è di lavorare per far sì che la macchina fili più liscia in modo da ridurre il più possibile il lavoro manuale. Il tempo che dedicherai a questa fase è un investimento che ti ripagherà più e più volte.
• Riserva del tempo per le cose importanti: se hai grandi progetti o incarichi importanti che rimandi da parecchio, riserva un’ora o due per lavorarci, almeno un paio di volte alla settimana e idealmente la maggior parte dei giorni. Organizza sessioni di lavoro insieme a qualcun altro: ciò ti aiuterà a focalizzarti sul lavoro e i tuoi progetti cominceranno a marciare speditamente.
• Crea una struttura: se hai migliaia di piccole incombenze da sbrigare in ordine sparso, potresti riservare dei blocchi di tempo per occupartene. Per esempio dedica mezz’ora due volte al giorno per mettere ordine fra mail e messaggi, o un paio d’ore ogni venerdì per occuparti di burocrazia e pagamenti. Questo tipo di struttura assicura che le piccole faccende vengano sbrigate, cosicché tu ti possa focalizzare sulle cose importanti per il resto del tempo.
• Sii incisivo: spesso quello che facciamo ci sembra casuale, caotico e senza senso, come se ogni faccenda sbrigata svanisse nell’aria come una boccata di fumo. Se vuoi che le tue attività abbiano un impatto significativo devi fare in modo che siano allineate ai tuoi obiettivi. Impegnati a realizzare qualcosa di significativo entro, diciamo, un anno e metti in fila tutte le attività dell’anno in modo che tendano a quell’obiettivo: un’attività giornaliera che porterà a un obiettivo settimanale, il quale condurrà a un obiettivo mensile, che a sua volta concorrerà al raggiungimento dell’obiettivo annuale. Anche le piccole cose quindi finiranno per avere un grosso impatto perché finalizzate a degli obiettivi rilevanti.

Ovviamente non devi introdurre tutte queste strategie in un solo giorno, ma se riesci a implementarne una alla settimana, noterai che con l’andare del tempo ti sentirai molto meno oberato.

Trova la concentrazione totale malgrado il caos

Quando ci si sente sopraffatti è facile perdere la concentrazione – come si fa a focalizzarsi su una cosa sola quando ci si sente strattonati in mille direzioni?

Bisogna imparare a rimanere focalizzati nonostante il caos, esercitandosi a farlo.

Ecco come procedere:

1. Scegli un’attività, non ha davvero importanza quale, basta che ne scegli una dalla tua lista “Oggi” e decidi di lavorarci per 20-30 minuti.
2. Elimina le distrazioni.
3. Concentrati esclusivamente su quell’attività come se non esistesse nient’altro nell’universo.
4. Fai una pausa e ripeti.

È un po’ come concentrarsi su un respiro alla volta durante la meditazione. Avrai un’infinità di respiri da fare nel corso della tua vita, ma non puoi farli tutti in una volta. Quindi ne fai semplicemente uno, con piena consapevolezza. È l’unico respiro che può avvenire qui e ora, il resto verrà a suo tempo.

Cambia mentalità riguardo al sovraccarico

L’ultima cosa che resta da fare è cercare di trasformare la sensazione di sovraccarico in uno strumento potente.

Per questo dobbiamo abituarci a modificare il nostro atteggiamento mentale in modo da vedere il sovraccarico di impegni non come qualcosa che ci schiaccia, bensì come opportunità per giocare, concentrarsi, impegnarsi, gioire, essere curiosi.

Dobbiamo cambiare il nostro modo di relazionaci con i nostri incarichi.

Il motivo per cui ci sentiamo sopraffatti è che vediamo i nostri impegni come un fardello e come un’ulteriore possibilità di fallire, deludere gli altri o sembrare stupidi (o qualcosa di simile). Se questo è il nostro approccio, è evidente che più impegni abbiamo, più ci sentiamo stressati e schiacciati. Avere un paio di impegni non è niente di che, ma avere un centinaio di occasioni per fallire è super stressante!

Ma se invece considerassimo ogni impegno come un’occasione per esercitarci a stare concentrati e essere presenti? Un’opportunità per renderci utili e creare qualcosa di valore? Un’occasione per divertirsi e essere curiosi? Una situazione da cui ricavare gioia e un’esperienza trascendente?

Con questo atteggiamento, più impegni abbiamo più siamo entusiasti!

Esercitati così:

1. Fai caso a quando ti senti sopraffatto o sei tentato di procrastinare. Domandati se la causa di questa sensazione sia per caso il modo in cui vedi il compito da svolgere.
2. Scegli un nuovo approccio alla questione, per esempio uno di quelli che ho suggerito poco sopra. Che sensazioni proveresti se adottassi questa nuova visione dei tuoi compiti?
3. Cerca di vedere la faccenda sotto questa nuova luce e vedi come ti senti. Fai questo esercizio più spesso possibile, in modo da modificare lentamente il tuo rapporto con i tuoi impegni e la tua visione predefinita degli stessi.
4. Se ti capita di sentirti di nuovo sopraffatto, nessun problema, rammenta semplicemente a te stesso il tuo nuovo approccio e continua a esercitarti.

Se vedi le tue incombenze come occasioni di divertimento, gioia e avventura, passerai delle giornate divertentissime. E se le vedi come opportunità per renderti utile con amore e determinazione passerai giornate meravigliose. Che tipo di approccio potresti stabilire con i tuoi impegni in modo da sentirtene galvanizzato?

Autore: Leo Babauta

Traduzione: Zen Habits in italiano