La gestione della corrispondenza come pratica spirituale

A inizio giornata la mia casella mail strabordava come mai prima d’ora. Per la maggior parte di questo mese sono in ferie e non sto quindi controllando e rispondendo alle mail con la frequenza abituale. Risultato: la mia inbox traboccava!

Quando la nostra casella mail straborda, tendiamo a sentirci ansiosi e a reagire tipicamente in due modi:

1. Ci sentiamo oberati dalla situazione e la ignoriamo, con la conseguenza che la posta in entrata continua ad accumularsi e noi rimaniamo sempre più indietro nel rispondere.
2. Rispondiamo il più velocemente possibile, quasi freneticamente, sentendoci tirati in mille direzioni diverse e passiamo la giornata con l’acqua alla gola cercando di rispondere a tutto.

Ti riconosci in una delle due situazioni? Concorderai sul fatto che nessuna delle due sia particolarmente utile e che non sono modi allegri e proficui di gestire la propria casella mail. Avrai forse anche notato che il modo in cui ci rapportiamo alla gestione della posta è lo stesso con cui ci rapportiamo a molte altre situazioni della nostra vita.

Dunque, qual è l’alternativa? È possibile vivere la gestione della posta come un esercizio spirituale, tramutando quest’attività in un’esperienza profonda di vita?

Vediamo.

Sbrigare la corrispondenza come esercizio spirituale

Se pensiamo all’operazione di smistamento della posta come a un esercizio spirituale, trasformiamo il nostro rapporto con questa attività. Invece di quella cosa ansiogena che sei costretto a fare per non essere considerato una brutta persona… diventa un’occasione di esplorazione e crescita.

Che cosa intendo per esercizio spirituale? Qualsiasi cosa ci arricchisca e che operi a un livello più profondo e significativo.

Qualche idea per cominciare:

• La tua casella mail può essere una fonte di gioia e meraviglia anziché di pesantezza e stress?
• Puoi analizzare le paure che ti portano a provare rigetto per ogni singola mail e a lavorarci sopra dopo aver fatto un bel respiro?
• Come potresti far sì che ogni mail diventi un momento di contemplazione, connessione, curiosità o amore?
• Puoi esercitarti a cercare la trascendenza ogni volta che ti occupi della tua casella di posta?

Come vedi, non c’è un unico modo di intendere cosa sia un esercizio spirituale. Ti ho proposto qualche spunto, ma tu stesso puoi trovare la tua personale definizione. Quel che è certo è che, qualunque metodo tu decida di adottare, ne uscirai diverso e arricchito.

Un metodo per gestire la corrispondenza

Vediamo ora in concreto il procedimento per gestire la propria casella di posta, supponendo che sia piena, traboccante come lo era la mia.

Lavoreremo in maniera metodica, passandola interamente in rassegna in diversi passaggi:

1. Primo passaggio: Scorri velocemente tutte le mail, cancellando o archiviando quelle che non necessitano risposta. Io le chiamo mail di “Livello 1” e comprendono ad esempio spam, newsletter che non mi interessano, notifiche, ecc. Eliminale. Nel mio account Gmail ho abilitato delle apposite combinazioni di tasti, tanto che riesco a scorrere l’intera inbox in un minuto, premendo “j” per passare alla mail seguente (se voglio che un messaggio in arrivo resti dov’è), o “e” per archiviare (se è una mail di Livello 1 che voglio rimuovere dalla posta in entrata).
2. Secondo passaggio: In questo passaggio risponderai a ogni mail per la quale è sufficiente una risposta rapida — sono quelle che io chiamo mail di Livello 2. Per me sono quelle per cui servono al massimo 5-10 minuti. Se a una mail basta rispondere con uno o due paragrafi, lo faccio immediatamente in questo secondo passaggio. Se invece serve più tempo per rispondere (mail di livello 3), passo oltre. Quando ho finito con le risposte veloci, le invio e archivio il tutto.
3. Terzo passaggio: Se hai eseguito i primi due passaggi, ti resteranno solo le mail di livello 3, per le quali servirà un po’ più di tempo. Sono quelle che richiedono risposte più lunghe e ponderate o che prevedono di svolgere attività su cui è necessario concentrarsi. A questo terzo passaggio dedico di solito una mezz’ora un paio di volte al giorno. A ogni mail dedico la massima concentrazione — se serve una lunga risposta, mi prendo il tempo necessario per riflettere e poi rispondo; se richiede qualche attività da parte mia, me ne occupo subito (e archivio la mail) oppure inserisco l’attività nella mia to-do-list. In questo terzo passaggio riesco raramente a svuotare completamente la mia inbox, ma faccio del mio meglio per occuparmi di ogni mail, nei limiti della mezz’ora che mi ero prefissato.

Dovresti riuscire a completare tutti e tre i passaggi in una sessione di circa 45 minuti — 2 minuti per il primo passaggio, 5-10 minuti per il secondo e 30 per il terzo. Puoi aggiustare le tempistiche in base a quanto tempo hai a disposizione durante la giornata. Io di solito mi organizzo con due sessioni al giorno, una al mattino e una verso fine giornata.

Probabilmente non riuscirai a svuotare tutta la casella della posta in un solo giorno, ma fatti bastare quel che riesci a fare in ogni sessione. Se procederai in questo modo tutti i giorni, c’è una buona probabilità che riuscirai a smaltire gran parte delle mail importanti nel giro di una settimana.

La dimensione spirituale

Se ti abituerai a smistare le mail in base ai tre livelli che ho descritto nel paragrafo precedente, molto probabilmente diventerai più efficiente nella gestione della posta in arrivo, ma la tua esperienza rimarrà pressoché invariata se trascurerai la pratica spirituale.

La trasformazione potrà avvenire solo se vivrai questa attività a mo’ di esercizio spirituale. Qualche consiglio su come procedere:

1. Definisci un’intenzione prima di cominciare a passare in rassegna la casella di posta. Aiutati mettendo un promemoria in bella vista vicino al computer in modo da avere sempre presente la tua intenzione. Respira e rammenta l’intenzione. Non limitarti a frasi come “voglio svuotare la casella di posta in arrivo” o “voglio mettermi in pari con tutto”. Usa un’intenzione di più ampio respiro, magari ispirandoti agli spunti elencati sopra nel paragrafo sulla corrispondenza come esercizio spirituale.
2. Affronta il primo passaggio come se ti stessi liberando di cose superflue con allegria.
3. Affronta il secondo passaggio come un esercizio di fiducia nella tua capacità di confezionare risposte brevi e semplici.
4. Nel terzo passaggio incontrerai qualche resistenza e ti sentirai oberato… accogli queste emozioni, possibilmente senza lasciarti sviare, limitati a sperimentarle. Vedi se, loro malgrado, riesci a trovare in te amore e calma. E poi cerca di ampliare la prospettiva mentre ti occupi della mail che hai di fronte con totale dedizione.
5. Termina la sessione riconoscendo ogni minimo progresso, anche se fosse soltanto un momento di apertura. Questo ti incoraggerà a proseguire nella pratica spirituale — l’incoraggiamento è fondamentale.

Ma ricorda soprattutto che questo esercizio dovrebbe servire a sviluppare una maggiore apertura e non a fornirti l’ennesimo pretesto per autodenigrarti. Come sarebbe quindi se tramutassi questa attività quotidiana in un’esperienza più profonda e trascendente?

Autore: Leo Babauta

Traduzione: Zen Habits in italiano