La mia visione della produttività

Spesso collaboratori e clienti mi dicono di essere sorpresi dalla quantità di cose che riesco a concludere in una settimana. Non è mia intenzione vantarmi, lo dico solo perché spesso tendo a dimenticarmi della mole di lavoro che faccio in vista del mio obiettivo di avere un impatto significativo sul mondo.

In questo articolo, dunque, voglio condividere alcuni dei miei segreti.

In realtà non si tratta di veri segreti, sono cose che avrai probabilmente già sentito, ma spero comunque che possano rappresentare l’ispirazione che cerchi per tradurre le tue idee più preziose in azione.

Che senso ha la produttività?

Non sono un adepto del culto della produttività — del fare cose solo per provare la sensazione di ottimizzare la propria vita o per potersi dire soddisfatti di sé stessi. In passato sono stato indubbiamente un seguace di questo culto dell’ottimizzazione, ma oggi lo rinnego con decisione.

La produttività fine a sé stessa o “perché è la cosa giusta da fare” ci trasforma in automi che macinano compiti senza significato e ci conduce al burnout e a una sensazione di inutilità.

Le cose che invece contano per me sono l’impatto e il significato delle mie azioni. La mia missione è contribuire a cambiare il mondo, aiutandolo ad aprirsi all’incertezza. Questo è ciò che dà significato alla mia vita. È al servizio di questa missione che mi impegno a realizzare cose come questo blog, il mio podcast, la Fearless Living Academy con tutti i relativi corsi e il mio gruppo di coaching Fearless Mastery con tutte le trasformazioni che aiuta a compiere. Tutte queste attività hanno come scopo finale il cambiamento che desidero realizzare.

Questo è il motivo per cui agisco — perché ho profondamente a cuore il contributo che desidero dare al mondo. È una cosa importante da tenere a mente.

Definizione degli obiettivi e pianificazione periodica

È facile perdersi fra impegni, mail e messaggi e dimenticarsi dove si è diretti mentre si macina un compito dopo l’altro. E questo porta a sprecare un sacco di tempo e fatica.

Se vuoi avere il massimo dell’impatto, devi stabilire degli obiettivi, in modo da sapere dove stai andando.

Ecco come faccio io:

• Annualmente: ogni dicembre dedico del tempo ad analizzare l’anno che volge al termine e a riflettere su quali obiettivi voglio raggiungere in quello che sta per iniziare.
• Mensilmente: alla fine di ogni mese passo in rassegna quello che ho fatto e stabilisco gli obiettivi per il mese successivo allineandoli quanto più possibile con quelli annuali.
• Settimanalmente: ogni lunedì mattina analizzo la settimana precedente e fisso gli obiettivi per quella corrente cercando di allinearli con quelli mensili in modo da avvicinarmi sempre più a questi ultimi ogni settimana.
• Quotidianamente: ogni giorno pianifico quello che desidero fare in quella giornata. Non sempre riesco a fare tutto, ma non è questo il punto. Il punto è che faccio chiarezza e cerco di allineare gli obiettivi giornalieri a quelli settimanali.

Avrai notato che questa organizzazione mi conduce verso l’obiettivo che voglio raggiungere a lungo termine, di modo che, se anche mi perdo qualche volta fra impegni e email, so che sto comunque avanzando nella direzione che conta per me.

Ti sarai anche accorto che questo sistema include delle revisioni periodiche che mi aiutano a rimettermi in carreggiata qualora mi dovesse accadere di uscire di strada.

Rendere conto

Oltre a fissare obiettivi e fare revisioni periodiche, trovo qualcuno a cui rendere conto dei miei progressi: un gruppo di amici imprenditori, un coach, i miei collaboratori. Per certe cose invece scelgo di rendere conto alla mia famiglia (ad esempio per il fitness), o al pubblico in generale, se penso che mi sarà utile.

Avere qualcuno a cui rendere conto non significa autoflagellarmi quando non riesco a fare qualcosa. Mi aiuta piuttosto a vedere con più chiarezza le aree in cui mi sto allontanando dai miei obiettivi (vedi oltre al paragrafo “Aggiornamento continuo”), quelle in cui sto rimanendo bloccato (vedi al paragrafo “Come affrontare i blocchi”), e quelle in cui serve un maggiore impegno da parte mia.

Avere qualcuno a cui rispondere mi sprona a portare avanti i miei progetti più ambiziosi quando invece avrei voglia di rimanere nella mia comfort zone.

Supera le resistenze con le sessioni di produttività

Quando (molto spesso) avverto qualche resistenza interiore, per sbloccarmi ricorro a una sessione di produttività. Le sessioni di produttività sono strumenti che ho inserito sia nella mia Fearless Living Academy sia nel programma Fearless Mastery, e funzionano a meraviglia.

Una sessione funziona così: si avvia una videochiamata con una o più persone. All’inizio della chiamata ciascun partecipante dichiara su cosa intende focalizzarsi. Poi si spegne il microfono e ci si concentra sulla cosa (o cose) che causavano resistenza. Al termine della chiamata ognuno racconta com’è andata.

Così facendo riesco sempre a superare le mie resistenze. Quando mi trovo ad affrontarle, mi soffermo anche a osservare l’incertezza che avverto a livello corporeo, la quale si può presentare sotto forma di una stretta al cuore o di un senso di costrizione al petto. Non è un problema, è solo il modo in cui si manifesta l’incertezza. Faccio qualche respiro e la accolgo. Poi mi dedico al mio lavoro.

La mia giornata tipo

Come ho già detto, comincio ogni mattina con un momento di pianificazione — bastano 5 minuti. Fisso uno spazio in agenda per le varie attività, in modo da essere certo di avere tempo per le cose importanti. Se presumo di incontrare resistenza di fronte a certi impegni, li riservo per le sessioni di produttività di quella giornata.

Sbrigo la corrispondenza, e poi comincio con il primo blocco di cose da fare.

Come trascorrerà il resto della giornata dipende dalle attività che mi aspettano: se si tratta di un mucchio di chiamate o riunioni, non mi servono sessioni di produttività particolarmente lunghe. Magari ne fisso soltanto una breve al mattino e un’altra nel tardo pomeriggio. Se le telefonate da fare sono poche, cerco di riservare una grossa finestra di tempo per lavorare a cose importanti che mi facciano avanzare verso il raggiungimento dei miei obiettivi.

Lascio sempre un po’ di tempo per l’attività fisica, il riposo, l’igiene personale e la meditazione.

La giornata lavorativa finisce con una breve verifica individuale e con un confronto con il mio team. Poi mi dedico alla famiglia. Questa è la mia giornata tipo, che però può variare molto quando, per esempio, vado a trovare i miei familiari o sono in viaggio per tenere conferenze o guidare un ritiro.

Come affrontare i blocchi

Se in una certa area mi sento bloccato — se non avanzo, la evito, ecc. — invece di ignorare la cosa, penso che sia utile esaminarla con attenzione. In questo modo posso imparare dai miei blocchi e usarli come stimoli di crescita invece che limitarmi a pensare che c’è qualcosa di sbagliato in me che devo giudicare o correggere.

Quindi per prima cosa rifletto sui miei blocchi e, se non ne vengo a capo, ne parlo con il mio coach (in caso foste interessati, anch’io sono disponibile come coach). Che cosa noto riguardo a questi blocchi? Che paure mi suscitano? Quali sentimenti?

Una volta fatto ciò, cerco di affrontare con maggiore consapevolezza i momenti in cui mi sento bloccato. In quei momenti ci sono diverse cose che posso fare: respirare, mostrare comprensione per me stesso e le sensazioni che provo, scegliere un diverso approccio e altro ancora.

Con il tempo e la pratica questi blocchi diventano sempre meno insormontabili e questa parte della mia vita diventa più facile.

Aggiornamento continuo

Come avrai capito dal paragrafo precedente, ogni ostacolo diventa per me una lezione. Cerco di trarre un insegnamento da qualsiasi situazione e di viverla con curiosità.

Il principale strumento che uso a questo scopo sono le revisioni periodiche — giornaliere, settimanali, mensili e annuali — di cui ho parlato al paragrafo “Definizione degli obiettivi e pianificazione periodica”. Le revisioni giornaliere sono brevi (solo 5 minuti), quelle settimanali e mensili non durano molto di più (10-15 minuti), ma a quelle annuali dedico parecchio più tempo (giorni, a volte anche più di una settimana). Con questo metodo mi rendo sempre conto di dove sono e traggo insegnamenti utili. Sono lontano dalla perfezione, ma anche in questo caso se faccio degli errori li uso per migliorarmi. Ragionare in termini di lezioni da imparare mi aiuta non solo a migliorare nella gestione del tempo, ma anche ad approfondire la conoscenza della vita, il che per me è molto più gratificante della semplice produttività.

Autore: Leo Babauta

Traduzione: Zen Habits in italiano