Il mio protocollo di produttività

Gran parte delle nostre giornate trascorre tra distrazioni e occupazioni di poco conto. Questo non è necessariamente un male, distrazioni e quisquilie possono essere un modo piacevole per passare il tempo, ma ci sono occasioni in cui desideriamo impiegare il nostro tempo in maniera efficace e produttiva.

Vediamo alcune strategie per lavorare in maniera più efficace.

Immagina di seguire un protocollo che ti porti a fare ogni giorno meno cose, ma di maggiore impatto. Chiediti se saresti disposto ad accettare un certo grado di disagio per ottenere questo risultato.

Supponiamo che la risposta sia affermativa e tu voglia arrivare a concentrarti su meno attività, ma di maggiore impatto. Naturalmente bisognerà continuare ad occuparsi anche delle piccole incombenze della vita, per non mandare tutto a rotoli.

Ecco il protocollo a cui personalmente cerco di attenermi:

1. Scegli delle attività ad alto impatto.
2. Sblocca la tua capacità di eseguirle tramite sessioni di produttività.
3. Creati dei rituali per le attività minori ma importanti e inevitabili.

Questa routine mi permette di sfruttare meglio il tempo, mi fa sentire meno sopraffatto e mi dà la sensazione che il tempo che trascorro lavorando lasci un’impronta significativa.

Esaminiamo più in dettaglio ciascuno dei tre punti del protocollo.

1. Scegli attività ad alto impatto

Fai questo esercizio all’inizio della settimana e all’inizio di ogni giornata. Scegli intenzionalmente alcune attività ad alto impatto prima di iniziare la settimana o la giornata.

Pensa a cosa vuoi realizzare nel corso della settimana successiva. Su quali attività ad alto impatto vuoi concentrarti? Poi fai la stessa cosa ogni mattina: quali attività ad alto impatto vuoi portare a termine oggi?

Per stabilire se un’attività ha un alto impatto mi pongo le seguenti domande:

• Questa attività è in linea con i miei obiettivi di lungo termine?
• Ha un grosso impatto sulla mia vita e su quella degli altri?
• Avrà ancora importanza alla fine di quest’anno? Sposterà l’ago della bilancia in maniera significativa?

È probabile che la risposta sia la stessa per tutte e tre le domande. È raro che sia sì per una domanda e no per le altre due. In ogni caso queste domande servono ad allenare la mente a riconoscere le attività ad alto impatto cosicché dopo un po’ non dovrai più nemmeno portele – lo saprai e basta.

Ogni giorno metti da una a tre di queste attività in cima alla tua lista di cose da fare (a seconda di quanto tempo hai a disposizione).

2. Usa la tecnica delle sessioni di produttività

Le attività ad alto impatto generano spesso una certa resistenza. La gente tende generalmente a posporle e rimandarle settimana dopo settimana.

Sblocca la tua capacità di affrontarle e portatele a termine!

Uno strumento molto utile a tal fine sono le sessioni di produttività, che personalmente utilizzo perlomeno una volta al giorno. Durante queste sessioni affronto intenzionalmente il disagio che mi provocano queste attività e rammento a me stesso il motivo per cui sono così importanti.

Ancora meglio, se ti ritrovi a posporre un’attività ad alto impatto più di una volta, organizza una sessione di produttività con almeno un’altra persona. Fissate una videochiamata di un’ora, ditevi reciprocamente su cosa avete intenzione di concentrarvi, spegnete il microfono e fate quello che vi siete prefissi. Allo scadere dell’ora aggiornatevi su com’è andata. Questo metodo funziona infallibilmente.

Se seguirai questa parte del protocollo, sbloccherai capacità nascoste nella tua vita!

3. Inventa dei riti per sbrigare le faccende minori ma importanti

Concentrarsi sulle attività importanti può dare grandi soddisfazioni, ma così facendo, in molti casi, si trascurano le incombenze minori. Le mail si accumulano, cominciamo a deludere gli altri e a farli innervosire.

Come si fa dunque a bilanciare le attività ad alto impatto con quelle minori, che comunque vanno sbrigate?

Con i rituali. Crea un rito per ciascuna delle attività minori e mettilo in agenda.

Potresti per esempio creare dei rituali per:

• Email e messaggi
• Bucato, faccende domestiche, commissioni
• Spesa e preparazione pasti
• Allenamento, meditazione, camminate
• Finanze, tasse, adempimenti amministrativi

Potresti istituire i “Venerdì della burocrazia” (dedicando a questo tutto il giorno o una mezza giornata). Potresti riservare mezz’ora due volte al giorno per rispondere a mail e messaggi. Potresti istituire l’ora in cui si cucina e si mangia in famiglia e creare il rito della meditazione o della seduta di ginnastica mattutina. Con questi rituali (e ti suggerisco di inventarti dei veri e propri riti), si riescono a sbrigare le incombenze minori senza sottrarre tempo alle sessioni di produttività.

Autore: Leo Babauta

Traduzione: Zen Habits in italiano