Semplifichiamo l’organizzazione dei nostri impegni

Ho notato che molte persone (me compreso) adottano dei metodi eccessivamente complicati per organizzare gli impegni. Oggi voglio spiegare il motivo di questa tendenza e il modo per semplificare le cose.

I metodi organizzativi esageratamente complicati richiedono un sovraccarico di lavoro e la quantità di tempo passato a organizzare e gestire il sistema stesso potrebbe essere impiegata molto più utilmente in attività significative.

Avere un sistema di produttività migliore non ci rende più produttivi. Riuscire davvero a fare le cose difficili non dipende dal sistema, ma dalla propria capacità di affrontare incertezza e resistenze. Questa è un’abilità che puoi sviluppare, ma non la troverai in un sistema di produttività.

Avere un sistema più efficiente di organizzazione o di presa di appunti non ci rende più organizzati. È tempo perso, una distrazione. È come sistemare le sedie sul ponte del Titanic.

Perché passiamo così tanto tempo a mettere a punto i nostri sistemi di produttività e a renderli così complicati? Il motivo è la paura. Siamo oberati di impegni e temiamo di non riuscire a gestirli tutti. Crediamo che un sistema migliore sia la risposta di cui abbiamo bisogno per cominciare a darci da fare. Temiamo di lasciarci sfuggire qualcuna delle molte cose che abbiamo per le mani. È semplice paura, e tutti ne soffriamo.

Il sistema che sto per illustrare è semplice. Non vuole essere un metodo perfetto né da adottare necessariamente da chi voglia migliorare la propria efficienza. È solo uno dei possibili approcci che fa capire come ci si possa organizzare in maniera molto semplice.

La cosa più importante, però, è la rappresentazione mentale delle cose da fare, sulla quale si fonda questo semplice sistema. Prima parlerò di questo aspetto e poi passerò in rassegna gli ostacoli e le obiezioni più comuni di fronte a tanta semplicità.

Un sistema semplicissimo

Il sistema è questo: fai un’unica lista delle cose da fare. Una lista soltanto. Mettici tutte le attività che devi svolgere. Ogni giorno scegli qualche punto della lista su cui concentrarti.

Il sistema è tutto qui.

Passa in rassegna le tue e-mail rimaste in sospeso e, se è richiesta qualche azione da parte tua, aggiungila alla lista. A questo punto archivia la mail e rimuovila dalla posta in arrivo. Ripeti fino a svuotare la casella di posta. Fai lo stesso con i messaggi a cui non hai risposto perché prevedono un’azione o una decisione. Le app di posta e messaggistica non sono fatte per memorizzare i tuoi impegni.

Magari hai una lista di cose in sospeso anche sul tuo desktop. Passale in rassegna e mettile nella lista.

Dai uno sguardo alle diecimila finestre aperte del tuo browser e per ciascuna di esse aggiungi alla lista le eventuali azioni da compiere e poi chiudi la finestra.

OK, a questo punto avrai messo a punto la tua lista. Come vedi il sistema è molto semplice (nell’ultimo paragrafo ti suggerirò qualche possibile integrazione). È molto probabile che a questo punto ti senta sopraffatto. Significa che è arrivato il momento di parlare del modello mentale che soggiace al semplice sistema che ti ho appena descritto.

Un nuovo modello mentale

Il motivo per cui ci sentiamo oberati da un lungo elenco di impegni sono le idee preconcette che ci facciamo al riguardo: 1) pensiamo di dover esaurire tutte le voci della lista e 2) temiamo che non riuscire a portare a termine tutto o almeno stare al passo significhi che siamo in qualche modo inadeguati. Crediamo che il nostro valore si fondi sulla nostra capacità di portare a termine tutti gli impegni della lista, ma l’elenco è interminabile! In realtà la lista di cose da fare non si esaurirà mai, nemmeno al momento della nostra morte.

Questo modello mentale è poco utile e ha il solo effetto di farci sentire stressati e sovraccarichi.

Ti propongo invece un approccio alternativo: ogni voce dell’elenco è un ingrediente a tua disposizione per creare l’opera d’arte che è la tua vita.

Immagina di avere una grandissima tavolozza di colori da usare per dipingere la tua opera su una tela. Non ti senti obbligato ad usare tutti i colori della tavolozza, giusto? Non senti l’esigenza di consumarli tutti per evitare di sentirti inadeguato.

I colori sono semplicemente gli ingredienti con cui creare la tua opera d’arte. Sono a disposizione per intingervi il pennello e creare quell’opera d’arte che è la tua vita.

Vedere la vita come un’opera d’arte la rende divertente e incoraggia a esprimere sé stessi con la massima autenticità. È tutta un’altra storia.

Risposte alle più comuni obiezioni

Avere un’unica lista può essere troppo semplicistico per alcuni, quindi vediamo alcune possibili modifiche al sistema sotto forma di domanda e risposta…

D: La lista è troppo lunga. Come faccio a focalizzarmi?

R: Crea una lista giornaliera più corta. Scegli delle voci dalla lista originaria e trascrivile in quella giornaliera. Fallo alla sera per l’indomani in modo da iniziare la giornata con un piano già avviato.

D: Come scegliere su cosa concentrarsi ogni giorno?

R: Se fatichi a decidere cosa mettere nella lista giornaliera, forse hai difficoltà a gestire l’incertezza. A questo punto molte persone rimangono bloccate perché come si fa a procedere, se non si sa cosa fare? Quando ti senti bloccato, incerto e non sai cosa fare, ti incoraggio a soffermarti qualche istante su queste sensazioni. Se ti siedi e convivi tranquillamente con il fatto di non sapere, è probabile che le risposte ti arriveranno nel giro di un paio di minuti. Potrebbe essere utile trasformare la creazione della lista per l’indomani in un rito quotidiano che preveda tra l’altro di mettersi tranquilli per qualche minuto per fare chiarezza interiore su cosa aggiungere alla lista. E mentre prepari la lista… considerala come uno strumento per fare della tua vita un’opera d’arte!

D: Non riesco mai a portare a termine la mia lista quotidiana. Come posso fare?

R: Se stai creando un’opera d’arte e non la finisci, che cosa fai? Puoi decidere di proseguire il giorno dopo o di abbandonarla e ricominciare da capo, o ancora di incorporarne una parte nella tua prossima creazione. Non finire, comunque, non è un problema, è solo una parte del processo creativo.

D: Cosa fare con riunioni, chiamate, appuntamenti?

R: Per questi impegni preferisco usare un calendario invece di un elenco. Puoi quindi aggiungere al sistema un’agenda da consultare ogni sera per vedere cos’ha in serbo la giornata successiva, e poi di nuovo la mattina dopo.

D: E se volessi tenere separati i miei adempimenti finanziari, le telefonate, le varie commissioni, ecc.?

R: Va benissimo! La lista unica è solo un esempio. Se vuoi creare una lista per gli impegni di lavoro e una per gli adempimenti finanziari e amministrativi periodici, fallo pure, l’importante è che siano tutte abbastanza semplici.

D: Cosa devo fare se vedo che non porto a termine gli impegni e mi sento disorganizzato? R: Se stessi dipingendo una tela enorme e continuassi a dimenticarti di dipingerne alcune parti, cosa faresti? Probabilmente ti riserveresti del tempo per dipingere le parti mancanti, se sono importanti. Oppure potresti non ritenerle importanti e in quel caso le tralasceresti. In altre parole, sei libero di decidere come comportarti. Il problema maggiore è la sensazione di essere disorganizzato, ma è appunto soltanto una sensazione, un senso di confusione, di cambiamento, di non avere tutto in perfetto ordine. Puoi creare qualcosa a dispetto di quella sensazione?

Autore: Leo Babauta

Traduzione: Zen Habits in italiano